Komunikace a informační procesy v organizaci

1. Charakteristika komunikace

Složky komunikace

• komunikátor – osoba, kt. informaci sděluje 58773spz37uff8u

• komunikant – osoba, kt. sdělovanou informaci přijímá

• komuniké – obsah sdělované informace; může spočívat ve sdělení poznatku, názoru, prožitku,…

• komunikační prostředek (cesta, kanál) – způsob, jak je komuniké sdělováno

• komunikační prostředí – vnější okolnosti, kt. na komunikace působí pf773s8537ufff

• významné jsou osobní charakteristiky účastníků, fční a společenské vztahy, různý přikládaný význam, citové vzrušení, nesoustředěnost,…

• komunikace je vždy účelová (protože usměrňuje a ovlivňuje jednání a nazírání lidí)

Podmínky sdělování informací

• dostatečné množství

• závažnost

• přesnost (jednoznačné vymezení jevu)

• pravdivost - soulad informace s objektivní realitou

• aktuálnost

• stručnost

• srozumitelnost

2. Informace v řídicí činnosti

2. zaměstnanci musí zaměřit své úsilí jedním směrem, jinak není organizace úspěšná

3. proto musí existovat komunikace mezi zaměstnanci a vedením

4. informace proudí v obou směrech, existuje zpětná vazba

5. zaměstnanec není informován jen o bezprostředním úkolu, ale i o celopodnikové strategii

Organizační řád

• vymezuje komunikační cesty v organizaci

• stanoví: co, kdo + kdo, jak, kdy, kde, jak kontrolovat výsledek

Komunikační síť

• formální

à cesty a způsoby předávání jsou stanoveny objektivními potřebami organizace

• cesty jsou přesně určeny, zaměstnanci je musí respektovat

• ke každému zam. vede alespoň jedna cesta (nikdo není bez informací)

• cesty jsou co nejpřímější a nejkratší

• používají se vždy stejné cesty

• neformální

à vytváří se působením interpersonálních vztahů

• patří sem i pomluvy, dohady, fámy

• pomáhá např. zjistit, co si řadoví zaměstnanci myslí o rozhodnutích

3. Komunikace v činnosti vedoucího

2. vedoucí prostřednictvím komunikace zadává a ukládá úkoly, kontrolu a hodnotí jejich průběžné plnění i konečné výsledky, koordinuje činnost podřízené skupiny, podněcuje zaměstnance, vytyčuje perspektivy

3. nutné je přímé a taktní jednání

4. bezpodmínečný je soustavný kontakt vedoucího s podřízenými

5. přednost má mluvené slovo před psaním příkazů

6. cennou dovedností je umění naslouchat


Chyby v komunikaci

• vedoucí mluví moc hlasitě (snaží se zdůraznit nátlak na podřízeného, v rozčilení pokleslo jeho sebeovládání, silou hlasu se snaží nahradit sílu argumentů)

• vedoucí sděluje jen minimum informací (myslí si, že kolektiv stejně nic nezajímá)

• vedoucí drží monolog („znám je, tak je nemusím poslouchat“)

4. Zásady pro sdělování a přijímání informací

2. přesná a srozumitelná formulace (žádoucí je ověřit si správné pochopení; nedorozumění okamžitě vysvětlit)

3. jednoduché věty, bez úzce odborných pojmů, výrazné gestikulace, vad řeči,…

4. formulace je úplná, ale bez redundance

5. příkazy podávat včas, příp. s dostatečným předstihem

6. diferenciace podle příjemce sdělení

7. jde o společenský kontakt – roli hrají i gesta, tón,…

8. vedoucí dává najevo, že je ochoten naslouchat (nečte, netelefonuje)

9. je schopen a ochoten pochopit stanovisko podřízeného

10. je trpělivý, klade dílčí stručné dotazy

11. obtížněji prostupují informace od podřízených k vedoucímu než opačně