|
Informační systémy a technologieSEMESTRáLNí PRáCE Informační systémy a technologieFakulta informatiky a statistiky, VŠE Praha
OBSAH
Music s.r.o. - fiktivní společnost s ručením omezeným, která byla založena v Praze v srpnu roku 1993 a tentýž měsíc byla také zapsána do obchodního rejstříku. Společnost se zabývá obchodní činností, konkrétně nákupem a prodejem hudebních nahrávek.
Celá společnost je rozdělena na hlavní štáb se sídlem všech ústředních orgánů v Praze (sídlo společnosti) a pobočku, která je situována do Brna. Kromě toho má společnost síť sedmi kamenných prodejen (tři v Praze a po jedné v Brně, v Ostravě, v Plzni a v Českých Budějovicích). V Brně se také nachází centrální velkoobchodní sklad společnosti, ze kterého je zboží distribuováno do maloobchodní prodejní sítě.
Společnost má celkem 76 zaměstnanců. Valnou hromadu tvoří čtyři zakladatelé (fyzické osoby) společnosti, jednatelem a ředitelem společnosti byl jmenován jeden ze zakladatelů. Vedení společnosti stejně jako veškerá oddělení jsou umístěna v sídle společnosti v Praze. Výjimku tvoří pouze oddělení Zásobování, které je kompletně umístěno v Brně z důvodu přímého kontaktu ředitele s činností svého oddělení a centrálním velkoobchodním skladem. Lokalita tohoto skladu byla zvolena na základě přímého logistického napojení na hlavního zahraničního distributora ve Vídni a také s ohledem na nižší provozní náklady vůči lokalitě sídla společnosti v Praze.
V sídle společnosti pracuje celkem 31 zaměstnanců, v brněnské pobočce 19 zaměstnanců a zbytek zaměstnanců je rozmístěn v jednotlivých prodejnách (na každé prodejně je asi 3-6 zaměstnanců podle velikosti obratu každé z nich).
Valná hromada
Jednatelé
Personální odd. Sekretariát
Financní odd. Marketing Obchodní odd. IT Zásobování
Úcetnictví Prodej Nákup
Mzdy Podpora Skladování Plánování Logistika Controlling
Personální oddělení je přímo podřízeno vedení společnosti, má na starosti řízení lidských zdrojů v závislosti na globální strategii společnosti.
Sekretariát vyřizuje administrativní agendu společnosti, je k dispozici vedení.
Finanční oddělení se dále rozděluje na čtyři úseky: Účetnictví, Mzdy, Finanční plánování a Controlling. Úsek účetnictví má na starosti zpracovávání veškerých účetních operací spojených s obchodní činností společnosti s úzkou návazností na činnost centrálního skladu a prodejních míst. Úsek mzdové účtárny se zabývá problematikou mezd, sociálního a zdravotního pojištění zaměstnanců. Finanční plánování se zabývá analýzou nákladů a výnosů a trendy a vývoji těchto čísel v hospodaření společnosti. Controlling pak zajišťuje dohled nad hospodařením společnosti, do jeho kompetencí patří daňová problematika.
Marketingové oddělení se zabývá tvorbou marketingového mixu (zejména product a promotion) na základě vlastních nebo externích analýz velikosti a růstového potenciálu trhu, segmentace trhu a určení cílové skupiny zákazníků. Vytváří prodejní a komunikační kanály. Úzce spolupracuje s finančním a obchodním oddělením.
Obchodní oddělení má na starosti prodej zboží na základě marketingu společnosti. Následně zajišťuje také poprodejní podporu a péči o zákazníka. Pod toto oddělení spadají jednotlivá místa prodejní sítě společnosti.
IT oddělení má na starosti technické zajištění (nákup, správu a údržbu) hardware a software společnosti včetně podnikového informačního systému, provoz komunikační sítě mezi sídlem společnosti, centrálním skladem i jednotlivými prodejnami. Poskytuje technickou podporu všem oddělením.
Oddělení zásobování zajišťuje provoz centrálního velkoobchodního skladu v Brně. Je zodpovědné za skladové hospodářství, nákup zboží a kompletní logistiku. Úzce spolupracuje s úsekem účetnictví.
Rozvaha k 31.12.2000 (v tis. Kč)
Výsledovka za rok 2000 (v tis. Kč)
Ze SWOT analýzy vyplývá, že silnou stránkou společnosti je kvalitní značka a podniková kultura. Stejně tak je dobře vyřešen logistický řetězec mezi hlavním zahraničním dodavatelem, centrálním skladem a prodejními místy.
Dále je zřejmé, že společnost začíná mírně ztrácet tržní podíl, což je způsobeno silnou konkurencí (zejména cenovou) elektronických obchodů a slabší marketingovou a obchodní strategií, která není schopna udržet stávající zákazníky, kteří využívají k nákupu zejména různé příležitostné kampaně na podporu prodeje a nakupují zboží s akčními cenami. Trh s hudebními nahrávkami je také silně poznamenán snadným pořízením pirátské kopie, tento stav však mírně kompenzuje oživení domácí ekonomiky a růst koupěschopné poptávky.
Příležitosti lze identifikovat zejména v elektronickém obchodování, pro které lze využít stávající distribuční i komunikační infrastrukturu a nových formátech hudebních nosičů, které nabízejí přidanou hodnotu oproti pirátským nahrávkám.
Ze SWOT analýzy je zřejmé, že největším problémem společnosti je absence Internetu mezi prodejními kanály, zároveň však na tržní pozici společnosti negativně působí právě konkurence elektronických obchodů. Rozhodnutím managementu je návrh, vývoj a implementace vlastního elektronického obchodu na Internetu.
Stávající informační systém byl od počátku svého vývoje navrhován jako rozšiřitelný modulární systém s aplikačním serverem, centrální databází a otevřeným komunikačním rozhraním (bránou) pro další funkční moduly serveru. Komunikace s klientskými aplikacemi v brněnské pobočce a s pokladními systémy v prodejnách probíhá prostřednictvím šifrovaného spojení ve formátu XML po standardních komunikačních linkách. Modul skladového hospodářství je zároveň propojen s informačním systémem zahraničního distributora.
Řešení elektronického obchodu bude tedy integrováno jako front-end modul stávajícího informačního systému.
Cílem řešení je v krátkodobém horizontu vybudování nového prodejního a komunikačního kanálu se zákazníky, zvýšení konkurenční schopnosti společnosti a stabilizace tržní pozice. V dlouhodobém horizontu bylo elektronické obchodování určeno v globální strategii společnosti jako primární klíč k expanzi na trhu a vybudování trvalého vztahu s loajálními zákazníky.
objednávky, reklamace, dotazy faktury, dodací listy, nabídky Zákazníci Dodavatelé objednávky faktury, propagace Elektronický prodej faktury, informace o preprave výpisy z úctu objednávky prepravy platební príkazy Fin. instituce Prepravce
Proces elektronického prodeje začíná při objednávce zákazníka přes elektronický formulář na Internetu. Aplikace zapíše objednávku s údaji o zákazníkovi a zvolených dodacích a platebních podmínkách do databáze. Zjistí stav požadovaného zboží v centrálním skladě a pokud je nedostatečný, vygeneruje objednávku pro informační systém dodavatele. V momentě, kdy je zboží dostupné na skladě, je předán požadavek na přepravu přepravci (v případě volby doručení kurýrní službou) a vytvoření identifikačních dokumentů nezbytných pro přepravu k zákazníkovi. Alternativně podle zvoleného způsobu platby ze strany zákazníka je objednávka akceptována po potvrzení banky o obdržení platby nebo je platby vyžadována až při doručení zboží (dobírka). Proces se uzavírá zaznamenáním všech údajů o objednávce, zákazníkovi, přepravě, doručení, platbě a vyhodnocení průběhu procesu na základě zpětné vazby od zákazníka pro potřeby další analýzy procesu elektronického prodeje. Podle smluvních podmínek s ostatními subjekty v procesu je vyřízena fakturace za dodávku zboží, přepravu a zprostředkování finančních transakcí.
Celý proces je zajištěn maximální transparentností všech dílčích transakcí díky propojení informačních systémů s dodavateli, přepravci a finančními institucemi. V každé fázi životního cyklu objednávky je zřejmé v jakém stadiu se právě nachází a to podle definovaných přístupových práv pro všechny strany, které se procesu účastní. Pro zákazníka jsou tyto informace dostupné prostřednictvím aplikace elektronického obchodu na Internetu (front-end modul).
V následujícím ERD diagramu jsou zachyceny entity a jejich vzájemné vazby pro funkce, které se týkají zákazníka a dodavatele. Chybí tedy odpovídající datové entity pro vyjádření dat spojených s úlohou finanční instituce a přepravce v rámci procesu. Datový model obsahuje celkem šest základních datových entit (Dodavatel, Dodávka, Sklad, Zboží, Zákazník, Objednávka) a tři pomocné entity (ZS, DZ, ZO) pro vyjádření vazby typu M:N (v databázovém vyjádření se jedná o pracovní tabulky, které zachycují tok zboží a objednávek koncových zákazníků) mezi základními entitami (Zákazník-Sklad, Dodávka-Zboží, Zboží-Objednávka). Oproti popsanému procesu je zde navíc datová entita Sklad, která předpokládá existenci více skladovacích míst pro zboží.
Dodavatel
Dodávka
Sklad
Zboží
Zákazník
Objednávka
Poznámka: vzhledem k neúplné definici sady datových entit, nelze ke všem funkcím v tabulce přiřadit odpovídající entitu s přiřazením práv čtení a/nebo zapisování.
Vzhledem k současnému stavu informačního systému, jehož vývoj a implementaci zajišťuje externí dodavatel formou outsourcingu a oddělení IT se stará pouze o správu technických prostředků informačního systému a údržbu databáze je vyžadováno pouze zanedbatelné zvýšení nároků na dodatečné lidské zdroje. Jedná se především o koordinátora implementace a integrace nového procesu. Tato pozice předpokládá výsadní postavení v rámci organizační struktury společnosti s přímým podřízením a podporou managementu a s úzkou spoluprácí se všemi odděleními (zejména pak IT, marketing a obchodní oddělení).
Elektronické obchodování však mnohem více předpokládá přizpůsobení ostatních podnikových procesů a školení a vzdělávání stávajících zaměstnanců. |
