Úvod - management

Zadání seminární práce do předmětu Časový management nebylo určité. Měli jsme si zvolit jakékoliv téma týkající se časového managementu a zpracovat na dané téma studii. Po dlouhém přemýšlení jsem si zvolila téma zlodějů času, protože toto téma je aktuální pro všechny pracovně vytížené lidi, jako managery a podnikatele. A my studujeme Obchodně podnikatelskou fakultu a tak se předpokládá, že taková pracovní místa budeme zaujímat. Proto je toto téma pro nás aktuální.

První kapitola popisuje, jaký je význam analýzy činností a časů. Po 14 dnů jsem si pečlivě zapisovala všechny mnou vykonané činnosti a čas, který jsem jim věnovala a pak jsem si vytipovala ty činnosti, které jsou pro mou práci – studium zbytečné, a následně jsem je popsala – to obsahuje kapitola druhá. V další kapitole pak popisuji zloděje času, které jsem zjistila v zaměstnání, kdy pracuji jako asistentka obchodního ředitele.

1. Analýza činností a časů

Jako každý student mám stále málo času, nestíhám nic v termínu a jsem ve stálém presu. Stále spěchám a nevím, kde mi hlava stojí. Jsem vyčerpaná a nevyspaná. Stále se snažím udělat více věcí najednou a přitom se připravovat do školy, zpracovávat seminární práce, učit se na testy, věnovat čas příteli, přivydělat si nějakou tu korunu prací na částečný úvazek, pomáhat rodičům v domácnosti a mít také trochu volného času pro sebe. A to vyžaduje správnou organizaci svého času. Řekla bych, že studenti to umí nejlépe. Sice stále nemají čas, ale na druhou stranu si myslím, že přesto stihnou udělat nejvíce.

Abych zjistila své hlavní zloděje času ani nepotřebuji, abych si prováděla analýzu činností a časů, neboť své hlavní zloděje času znám. Přesto jsem si po dobu dvou týdnů pečlivě zapisovala všechny prováděné činnosti a čas jim věnovaný. Přitom pod pojmem zloděj času jsem chápala všechny činnosti, které mi zabírají čas a díky tomu se nemohu věnovat své hlavní náplni – tedy studiu a případně přípravě k němu. Mnou provedená analýza sice není tak podrobnou, jako by měla být, ale myslím, že pro naši potřebu to zcela postačí. Na provedené analýze, která je uvedena v příloze jsou hlavní zloděje viditelné, a je rovněž zřejmé kolik času zabírají.

Myslím si však, že je těžké analyzovat zloděje času, pokud nestrávím v zaměstnání pět pracovních dnů za týden. Je těžké je analyzovat na nepravidelném pracovním cyklu, čímž studium nesporně je. Jinak vypadá pracovní týden studenta v prvním ročníku, jinak v pátém, jinak v prvním týdnu výuky a jinak ve zkouškovém období.

2. Hlavní zloděje času

V této kapitole jsem se pokusila vytýčit své hlavní zloděje času a navrhnout opatření, jak snížit čas věnovaný činnostem, které jsem jako zloděje času nazvala. S některými z nich se lze vyrovnat bez zvláštních problémů, ale u některých je to složité, zvláště pak, jsou-li příjemnými. Rozdělila jsem je do následujících skupin:

1. Ranní příprava

Ranní příprava před odchodem z domova mi zabírá příliš mnoho času, ale myslím, že jako žena nebudu výjimkou. Musím proto vstávat rychleji a obírám se tak o drahocenný spánek. Do této kategorie zahrnuji ranní hygienu, oblékání, zevní úpravu (líčení), snídani a alespoň částečný úklid.

Návrhy případného zlepšení: Řešením by mohlo být nachystat si večer (např. během sledování televize) oděv na následující den, uklidit byt a nachystat si nebo alespoň promyslet snídani.

2. Čas vynaložený na cestu do školy a do zaměstnání

Cesta do školy a ze školy nebo do zaměstnání a ze zaměstnání je opravdu obrovským zlodějem času. A důvod je prostý. Jelikož bydlíme na vesnici a cesta k nejbližší autobusové zastávce zabere asi 30 minut normální chůze. Tento čas se sice snažíme snižovat jízdou na kole, ale například v období zimních měsíců je to přímo vyloučeno.

Návrhy případného zlepšení: Řešením je cestování autem, ale toto řešení sebou nese řadu problémů. Pomineme-li finanční hledisko, které již dnes není tak výrazným problémem, neboť zvýšené náklady jsou kompenzovány časovou úsporou, existuje tu ještě jeden problém, a to skutečnost, že ne vždy mám k dispozici auto, jelikož zatím žádné nevlastním. Je pravda, že tento způsob dopravy používám stále častěji.

3. Zbytečný čas strávený ve škole

Pod tímto termínem chápu čas, který strávím ve škole, aniž bych se účastnila výuky. Je to čas strávený ve škole z několika důvodů: čas strávený s přáteli místo výuky nebo po výuce - mnohdy se tento čas vyplňuje tímto způsobem z důvodu čekání na vyučovací hodiny, které na sebe často nenavazují; dále sem zařazuji dobu, kterou ve škole strávím z důvodu, že některé hodiny odpadnou a já jsem o tom předem nevěděla. Příznivým aspektem je však na druhou stranu získání mnoha důležitých informací týkajících se školy nebo získání potřebných studijních materiálů.

Návrhy případného zlepšení: Právě tato činnost je jedním z těch zlodějů času, které vůbec nejsou nepříjemnými a tak je těžké se jich zbavit. Řešení vidím pouze v tom, že budu racionálně uvažovat a pokusím se tento čas snížit. Jednou z možností by rovněž bylo, kdyby vyučující, pokud ví o tom, že nebudou ve škole, o tom ostatní uvědomili dostatečně a s předstihem.

4. Čas strávený s přáteli a se známými

Toto je podobný případ, jako zbytečný čas ve škole. Lze jen velmi těžko omezit, protože je to příjemná činnost. Je to čas strávený na návštěvě u přátel nebo čas, kdy známí přijdou na návštěvu k nám. Do této kategorie zahrnuji i návštěvu rodiny a rodinných příslušníků. Musím říci , že někdy je to spíše povinnost, než radost, zvláště pak návštěvy prarodičů, kteří stále více potřebují pozornost a pomoc.

Návrhy případného zlepšení: Jak jsem již několikrát poznamenala, snížit podíl času věnovaného těmto záležitostem, není lehké. A myslím si, že ať je člověk jakkoliv pracovně vytížen, na své přátele, známé a svou rodinu by neměl zapomínat a vyšetřit si na ně vždy alespoň část svého volného času.

5. Spánek

Zde se jedná o spánek během dne, kdy se cítím už příliš unavená a opravdu ho potřebuji. Musím říci, že je to spíše takový zlozvyk, na který jsem si zvykla. A myslím, že už jsem tak vytížena, že si někdy ani tu odpolední hodinku již nemohu ani dovolit.

Návrhy případného zlepšení: Řešením této situace je zabezpečit, abych spala v noci dostatek hodin, tedy asi osm. To znamená „neponocovat“, nedívat se večer na televizi apod. A také neučit se, což dělám především v noci. Myslím, že tento problém mi po nějaké době zmizí, ale na druhou stranu budu muset zase dříve vstávat do práce.

6. Cestování mezi domovem a domovem mého přítele

Přestože bydlím ještě u rodičů, pobývám tam velmi málo. Neustále totiž cestuje s přítelem mezi těmito dvěma domovy a sama ani nevím, kde budu zítra a kde pozítří. A tohle „stěhování“ a plánování mně i jemu zabere nejen hodně finančních prostředků, ale zejména času a námahy. V důsledku toho, pak nestíhám např. uklidit, připravit si potřebné věci do školy a také mi chybí počítač, který tam nemám.

Návrhy případného zlepšení: Řešení zatím, pokud chodím do školy, neexistuje. Snad by šlo, naplánovat si týden tak, abychom mohli celý týden být buď doma nebo u přítele, ale zatím si to nedovedu představit.

7. Čas strávený u televize, četbou nebo poslechem hudby

To je myslím záležitost, která stále u mne ztrácí na významu. Televize a rádio je pro mne jen kulisou při další práci, abych jen něco slyšela. Jen málokdy si jen tak sednu k televizi, pokud tomu tak je, pak u toho dělám spoustu jiných záležitostí, jako četba tisku, učení nebo pletení.

Návrhy případného zlepšení: Myslím si, že doba věnovaná těmto záležitostem je přiměřená a pokud si člověk pečlivě vybírá programy a zejména ty, které mu něco dají, pak to může být také přínosem. A dalším opatřením může být, vždy u televize dělat něco produktivního.

8. Čas věnovaný úklidu a práci v domácnosti

Táto záležitost, ač je nepříjemná, zabírá rovněž mnoho času, ale je nutná a potřebná. Zahrnuje nejen úklid, praní a vaření, ale i další činnosti, které žena musí vykonávat, jako nákup apod. Čas na ně věnovaný snad ani nelze snížit, nechceme-li mít doma nepořádek, mít navařeno apod.

Návrhy případného zlepšení: Jedinou možností snížení této doby je rozdělení domácích prací mezi ostatní členy domácnosti, pomoc dětí apod. Ale v naší domácnosti už je ustálen nějaký systém, tedy kdo co dělá, a proto s eliminací tohoto zloděje času nejspíš nelze nic dělat.

3. Zloděje času v zaměstnání

Přestože ještě nepracuji na stálý a plný pracovní úvazek, ale jen několik dnů v týdnu, vysledovala jsem činnosti, které mě zejména vyrušují při práci. Rozdělila bych je do několika skupin:

1. telefonáty: - s obsahem pracovním: týkající se pracovní náplně, ať jsou nutné nebo bezpředmětné a

- mající mimopracovní obsah: když volají přátelé a známí nebo rodiče.

2. návštěvy: - osobní : přátelé a známí, ať už se jedná o záležitost osobní a mimopracovní nebo týkající se zaměstnání a

- pracovní: spolupracovníci, nadřízení, obchodní schůzky, pracovní porady apod.

3. selhání techniky: i když se to nezdá, někdy je to velký problém – výpadek elektrického proudu, porucha telefonu nebo faxu, porucha počítače.

4. vyrušení od práce: a to z důvodu např. zadání nového úkolu nebo naléhavosti jiného.

Závěr

Vím, že mnou provedená analýza činností a časů není přesná a podrobná, ale zároveň myslím, že by nebylo zcela produktivní, kdybych ji dělala podrobně (z důvodů uvedených v první kapitole). Zároveň si ale myslím, že tato práce byla pro mě přínosem. Za pár měsíců, kdy již budu pracovat na plný úvazek, budu mít jistě málo času, a provedu-li si tuto analýzu a budu-li brát ohled na její výsledky, myslím, že mi v mnohém může pomoci a usnadnit tak práci a snížit nejen mou vytíženost, ale i zvýšit tak podíl volného času. Všem mohu provedení této analýzy doporučit.

Popis jednoho týdne – výčet činností a časů