|
Time managementUniverzita Tomáše Bati Zlín Fakulta ekonomiky a managementu
Time management
I. ročník kombinovaného bakalářského studia Uspořádat čas je přirozenou potřebou Čas nemůžeme koupit. Čas nemůžeme uspořit. Čas nemůžeme zastavit. Času je málo. Tyto fráze, na první pohled pravdivé, najdeme v každé knize, která se zabývá organizací času. Mají nás vyburcovat, motivovat, postrašit a… přimět k nějakým změnám. S časem nic nenaděláme. Půjde dál svým tempem, bez ohledu na naše zájmy a požadavky. Ve své práci se budu zabývat především time managementem, který mi pomáhá nalézt odpovědi na otázky, které trápí mnohé z nás:
Stěžejním námětem Time managementem je uspořádání času a otázky s tímto tématem související. Je proto určen všem, kteří se s problematikou plánování, vedení, řízení a koncepce setkávají, ať profesně, nebo v soukromí. Pro toho, kdo organizuje práci ostatním, je zvládnutí času povinností, pro ostatní pak představuje lákavou příležitost. Z hlediska skupin (pracovní týmy, firmy, instituce) nabízí možnost získání společné sumy určitých vědomostí a znalostí využitelných při každodenní práci, kdy se již nemusí ozřejmovat zásady, ale je možné se věnovat přímo řešení problému.
Principy I.–III. generace V oblasti time managementu je možno odlišit několik stupňů – generací přístupu k času a jeho řízení. S určitým zjednodušením lze hovořit o čtyřech generacích, které postupně vznikly a reprezentují různé přístupy k této problematice: První generace se pokusila o zavedení pořádku v tom, jaké jsou před námi úkoly, činnosti. Výsledkem byly přehledy úkolů a jejich propojení se zdroji potřebnými k jejich zajištění. Ulehčení je zřejmé – stres se zmenšuje tím, že seznam úkolů dostává z hlavy ven – na papír. První generace se zabývá tím, co máme dělat. Druhá generace seznam úkolů přiřazuje k časové ose. Podrobněji se uvažuje o tom, kdy budu určité věci dělat. Tedy nejen co, ale i kdy. Tento model intuitivně využívá většina z nás, když si do kalendáře si zapisujeme, co a kdy je třeba udělat, zařídit, projednat… Třetí generace se snaží řešit nedostatky předchozích generací vyplývající z neschopnosti zachytit rozsáhlejší projekty, pracovat týmově a aktivně si vybírat – přiřazovat priority jednotlivým činnostem. Třetí generace pak zpřesňuje co vyjasněním souvislostí a cílů, precizuje kdy a hlouběji se zabývá jak. Zavádí pojem cílů, priorit, delegování, týmové práce… Je zaměřena na dlouhodobé výsledky, ke kterým se blížíme v denním plánování. Třetí generace je propracovaná, logická a tím i velmi pochopitelná a dobře přijímaná. To dobré, co přinesla, samozřejmě převzala generace čtvrtá. Zbývá se podívat na její nevýhody :
Principy TM4 Time management čtvrté generace doplňuje, rozvíjí a v některých bodech přímo popírá generace předchozí, především díky poznání, které pokročilo i ve vědě „o člověku“, a dále se objevily další okolnosti, které se v posledním desetiletí postavily proti nám (rychlost, nejistota, nadbytek možností…). To vše nutí k revizi našeho pohledu na problematiku času. Filozofie i prostředky pro plánování času čtvrté generace vycházejí z pozapomenuté pravdy „člověk není stroj“. Proto nový přístup není založen na ještě přesnějším a podrobnějším plánování, ale na poznání zákonitostí emocí, výkonnosti, mysli. A z nich vyplývá jednoduché pravidlo: spokojenost člověka je podmínkou jeho dlouhodobé efektivity, lepších výkonů. Neboli : Naše prosperita začíná tím, že se cítíme dobře. To v praxi znamená zaměření nejen na výsledky, ale souběžný zájem o motivaci, pocity a růst člověka, který tyto výsledky přináší. Proto je tématem time managementu např.: emoční inteligence, vztahy, stres, kondice… Z uvedeného je zřejmé, že nová generace time managementu se nezabývá pouze tím, co a jakým způsobem naplánovat, ale zasahuje do našeho života daleko více. Není pouze manažerskou dovedností, ale nabídkou životního stylu, utvářenému v souladu se silnými stránkami každého z nás. Základní principy ze kterých se odvíjí další myšlenky:
Člověk je víc než čas Výsledků nedosahujeme ještě striktnějším plánováním, stíháním času, ale kromě práce samotné též péčí o vlastní spokojenost, kondici, pracovní pohodu. Jak to může fungovat? Spokojenější, motivovanější a vyrovnanější člověk díky své výkonnosti automaticky pracuje lépe. To v praxi znamená, že se od soustředění na jednotlivé úkoly a čas přenáší pozornost na celý kontext našeho života: efektivitu jako takovou, vztahy, kondici, spokojenost. Jednoduché, nicméně těžké. Nefunguje to okamžitě, těžko se to měří, je to cesta oklikou a vyžaduje osobní investice, nedá se to koupit za peníze; nicméně se vedle tolik žádané efektivity dostává do našeho tématu i osobní spokojenost, pocity. Dosažení určitého výsledku a zdokonalování lidí by ve čtvrté generaci měly mít přibližně stejnou váhu.. Cesta je víc než cíl Cílová strategie systémů třetí generace vede člověka k soustředění na dosažení konkrétního cíle. Zahledění do budoucna k cíli však často znamená, že podceňujeme kvalitu dnů, které k cíli vedou. A to je chyba. Naplněný cíl bývá záležitost jednoho dne, cesta k němu může trvat i několik let. Proto je důležité věnovat pozornost každému dni, který prožíváme. Zevnitř je víc než zvenku Ať studujeme poznatky o teorii úspěchu z jakéhokoli období, vždy se dobereme stejných závěrů. Ten nejdůležitější zní: úspěch v jakékoli oblasti je podmíněn osobní kvalitou. Není tedy pouze záležitostí znalostí, dovedností a technik v daném oboru, ale souhrou pevného základu (charakteru) a návyků (chování) z něj vyplývajících. V oblastech, kde jsou ve hře naše emoce: stres, strach, nejistota, vztek... není řešením pouze umět, tzn. vědět, jak bychom se měli zachovat, protože naše vlastnosti a z nich vyplývající návyky v emočních chvílích zákonitě zvítězí. Jedinou možností je proto růst, tedy změna našich rozhodujících návyků. Pomalu je víc než rychle Když přijde problém, tak většina z nás nalezne nějaké řešení a ... po čase zjistí, že se nic nezměnilo. Důvodů může být více: příliš veliké sousto, vyhasne motivace, objeví se naléhavější záležitosti. Nejpravděpodobnější důvod je však ten, že chceme věc vyřešit rychle a z gruntu. Stačí se uvést do pohybu (začít na sobě zlehka pracovat), korekce pak už jdou snadněji. Jestliže je dokonalost nedostižným ideálem, postupný růst nikoli. Obsah Time management IV. generace Lidé obvykle žijí svůj život tak, že reagují na okamžité vnější okolnosti. Řečeno manažersky, tak „řídí“. Mnoho nepřemýšlejí v dlouhodobých perspektivách. Teprve v okamžiku, kdy jsou nespokojeni, v časovém stresu, při aktivitách, které nenesou výsledky, začnou hlouběji přemýšlet. O podnětech, příčinách, cílech. Zabývají se „vedením“. Posléze zjistí, že ať vedou a řídí sebelépe, vnitřní odezva (pocity) je nevyzpytatelná a ne vždy v souladu s dosahovanými výsledky. Začnou více uvažovat o sobě, o svém vnitřním světě, a jsou u „sebepoznání“. Tato postupná cesta je samozřejmě možná, ale stojí zpravidla příliš mnoho energie, nespokojenosti a… času. TM4 jde na to obráceně. Napřed vede cestou sebepoznání, aby se denní život nepříčil zákonitostem mysli. Pak je třeba vést, abychom své zdroje zaměřili nejpravděpodobněji správným směrem, a konečně budeme řídit, tzn. naplňovat tento směr v každodenním životě. V praxi se nám zase tyto oblasti podle potřeby a zcela přirozeně místy překryjí. Pro ilustraci uveďme několik hesel, která jednotlivé oblasti charakterizují:
Sebepoznání Nejužitečnější princip, který máme každý k dispozici, ale využíváme jej pramálo, je tzv. proaktivita. K pochopení jejího principu popíši nejdříve tři vrstvy, kterými naše mysl disponuje: vědomí, podvědomí a nevědomí. Vědomí Vědomí je „bdělý strážce“ naší psychiky, který se zabývá tím, co je právě teď v centru naší pozornosti. Pouze vědomí myslí, kombinuje, posuzuje a rozhoduje. Jestliže o něčem přemýšlíme, něco aktivně děláme, vždy je v akci naše vědomí a vždy si tuto činnost můžeme uvědomit. Vědomé procesy úzce souvisejí se soustředěním. Proto také kvalita naší vědomé činnosti závisí na schopnosti naší koncentrace. Můžeme si vybavovat informace, třídit je, analyzovat a vymýšlet varianty, rozhodovat, ale v našem vědomí může být v daném okamžiku vždy pouze jedna myšlenka. Není možné najednou myslet na strategii firmy a zároveň telefonovat s klientem. Protože to principielně není možné, tak to v praxi, v případě potřeby, řešíme velmi rychlým přepínáním pozornosti z tématu na téma. To umíme, ale není to efektivní. Abychom byli soustředění, potřebuje naše mysl cca tři minuty na „zahřívání“, aktivizuje paměť se souvisejícími prvky v podvědomí, a naopak utlumuje vnímání prvků nesouvisejících. Přepínáme-li často, tj. např. jsme-li vyrušováni, nepracujeme na plný výkon a rychleji přichází únava. Samo přepínání unavuje, spotřebovává energii a pak, není-li k dispozici dostatečně dlouhá doba na soustředění, tak nejsme schopni si vybavit všechny aspekty problému. Další z vlastností vědomé práce je to, že pracujeme pouze tehdy, je-li to potřeba, tzn. děje-li se něco, nad čím je třeba přemýšlet. Při relaxaci, pohledu „do blba“, spánku či bezvědomí naše vědomí nepracuje. Více se v těchto chvílích zapojuje podvědomí, náš skutečný vládce. Rozum skutečně není silou ovládající nižší, méně dokonalé síly a nepřikazuje jim. Je jen velmi slabým ukazatelem směru. Ve skutečnosti se nechováme tak, jak velí rozumová úvaha té které chvíle, ale podle toho jaké emoce se vynoří z hlubin naší mysli, podvědomí a nevědomí. Podvědomí Podvědomí není aktivní (myslící) strukturou, je „pouze“ ohromnou databankou prvků a vazeb, s jejímž obsahem může vědomí v případě potřeby nakládat podle svého uvážení. Je zde vše, co jsme se naučili, co jsme zažili, o čem přemýšlíme. Podvědomí dodává vědomí všechny potřebné informace, skutečnosti a zážitky uložené v hloubi naší paměti. Kromě toho řídí naše základní životní funkce. Díky množství vazeb je obrovským zdrojem nápadů a tvořivosti. Nezná odpočinek, pracuje ať bdíme či sníme. Dokáže-li vědomí při bdění pracovat aktivně na jedné věci, naše podvědomí pracuje stále a na více aktivitách najednou. Na jakých aktivitách? Na takových, na které máme v podvědomí již uložen postup (program, návyk), jak je řešit. Člověk se s některými základními programy již rodí, maximum jich vytváří v raném dětství, další během života dotváří či přepisuje ty zastaralé. Tak jich máme v dospělosti tisíce, protože skoro se vším jsme se již setkali a do podvědomí se mohla uložit odpovídající reakce. Podvědomá reakce oproti vědomé je rychlejší, efektivnější tím, že najednou může probíhat několik činností, ale má jeden veliký zádrhel. Při podvědomých reakcích stagnujeme, nemůžeme udělat nic po novu, nebo se může jednat o zlozvyk. Nevědomí Nevědomí je tajemná vrstva naší psychiky. Hranice mezi podvědomím a nevědomím je neostrá. Nevědomí plní stejnou funkci jako podvědomí (databanka), jen informace jsou hlouběji uložené (těžko vybavitelné) a zároveň mají daleko větší důležitost (energii). Nezabývají se jednotlivostmi, ale obecným nadhledem, zákonitostmi našeho bytí. V nevědomí jsou dvě oblasti, které přinášejí silné emoce opačných polarit. Pozitivní energie se vytváří v oblasti základních hodnot, víry, vize. Každý člověk, který žije svůj život v souladu se svými hodnotami, je v každodenním životě blízko své víry, jeho činy podporují jeho vnitřní strategii, tak cítí velikou energii, klid, nadhled... Kontakt s hodnotami posiluje svojí energií, jistotou a jednoznačností. Naopak těžké psychické zážitky, kterých se nedokážeme zbavit jinak, než odsouváním do nevědomí (těžké konflikty, zneužití, úrazy...), nás obtěžují v každodenním životě, kdykoliv nás s nimi nevědomí na základě nějaké podobnosti s reálným životem opět zkontaktuje. Aktivita a reaktivita Poznání vrstev naší mysli vede k pochopení mechanizmu, kterým vnímáme svět kolem sebe. Člověk je tvor reaktivní, tzn. mysl k činnosti vždy musí probudit nějaký podnět. Ten může být vnější (např. situace) i vnitřní (např. hlad). Z podnětu mysl složí jakýsi vnitřní obraz, naši skutečnost. Nejdříve jakýsi „dispečer“ v naší mysli určuje, ne jak budeme reagovat, ale kudy (vědomě či podvědomě) se k reakci dobereme. Vezme náš obraz skutečnosti a vyšle jej do našeho podvědomí. A bedlivě sleduje, jestli se někde nenajde nějaká shoda s tím, co již je v naší paměti uloženo, se vzorem. Dojde-li dispečer k závěru, že obraz a vzor jsou podobné, propojí je a zaktivuje reakci, program, kterým jsme reagovali dříve. Nenalezne-li dispečer vzor v paměti, zavolá na pomoc vědomí. Jsou tedy dvě cesty reakce:
Cesta přes naše podvědomí je samozřejmě rychlejší, bez velkého nároku na energii, podvědomí navíc zvládne najednou více takovýchto podnětů. Ale tento způsob má i svá úskalí. Věci se vždy dějí postaru, nic nového se netvoří, postupy zůstávají staré, nebo náš podvědomý program přímo škodí situaci, je zlozvykem.Naše podvědomí není samo schopno rozhodnout o tom, zdali spouštěná podvědomá reakce je správná či nikoli. Proaktivita Reaktivní chování dříve tolik nevadilo, protože život byl jednoduchý a programy průhledné. Dnes je vše daleko rychlejší a pomalé procesy změn již často v denní praxi nevyhovují. Vhodným mechanizmem k řešení problému disponuje každý z nás. Je jím vědomím uchopitelný okamžik, cca 0,3 desetiny sekundy, kdy náš dispečer dohledává programy z podvědomí. Tento prostor můžeme v určitých případech zachytit vědomím... a prověřit, jestli naše podvědomá reakce, návyk, je ještě pro danou situaci vhodný. Je-li, pak jej spustíme, ztratil-li již na aktuálnosti, ponecháme myšlenku ve vědomí a vymýšlíme nové způsoby chování. Tento „převratný“ způsob myšlení se nazývá proaktivita a znamená v praxi neomezenou možnost volby mezi reakcí vědomou, podvědomou, logickou, emocionální, kreativní. Tak se dostáváme před naši reakci, na začátek situace. Máme možnost nové volby, nemusíme řešit důsledky svých zastaralých programů, ale přednostně zavádět nové. Automatické chytání bodu proaktivity je návykem, ale je prakticky nereálné jej zavést, protože bod proaktivity testujeme milionkrát denně, nepravidelně, v různé intenzitě. Proto je vhodné všímat si proaktivity v případech, kdy nám může poskytnout největší užitek. Tam již je možné proaktivitu zavést jako návyk. Proto si nyní ukážeme některé oblasti, kde je možné návyk proaktivity zavést, a kde zároveň můžeme očekávat výrazné osobní změny, výsledky. Zavádíme návyky Změna návyků je podstatnou součástí růstu člověka, přesto se mnohým z nás nedaří nové návyky zavádět, zejména proto, že si nejsme schopni v konkrétní situaci uvědomit bod proaktivity. Nový návyk můžeme zavádět jen v konkrétní situaci, kdy na podnět již existuje (starý) vnitřní program, ale my jej nespustíme a vědomě se chováme jinak, po novu. Čili v bodu proaktivity. Bez jeho zachycení jsou všechny naše úmysly bezzubé. Chybujeme Vnitřní programy, kterými reagujeme na naše chyby, jsou často velmi zastaralé. Někteří se nadmíru obviňují, jiní se zase vymlouvají. V důsledku těchto přístupů ztrácíme možnost se poučit. Vyplatí se rozlišovat mezi přijatelnými a nepřijatelnými chybami. Přijatelné chyby jsou tvořivé chyby. Jsou známkou rozvoje, naznačují zkoušení nových vědomostí a experimentování. Nepřijatelné chyby jsou chyby z nedbalosti, opakující se chyby, porušení závazků. Jsou zbytečné, drahé a způsobují škody. Víme, že chyby nutně musí provázet náš růst. Proto je nezveličujme, ani nezastírejme. V bodu proaktivity situaci zachyťme, rychle je přiznejme, poučme se. Řešíme problémy Denně většinou řešíme několik, někdo i desítky problémů. Většinou k nim přistupujeme reaktivně,tzn. že tak, jak je před nás problém postaven, tak s ním také pracujeme. V souvislosti s bodem proaktivity si můžeme osvojit nový návyk: „lépe pojmenovat přicházející problém“. Např. nachlazení mnozí řeší hledáním účinných medikamentů a ne jako upozornění na sníženou imunitu a zavedení odpovídajících návyků. Nesplněný závazek často řešíme operativním zásahem místo možná delšího, ale perspektivnějšího zamyšlení nad příčinami.
Seznam použité literatury
|
