|
Manažerské informační systémyManažerské informační systémyÚvod Přístupy k řízení sociálně-ekonomických systémů a k otázkám jejich chování byly v uplynulých obdobích pod výrazným vlivem technických disciplín (zejména technického pojetí kybernetiky). Dnes je vzhledem k vysoké proměnlivosti vnějších podmínek (ekonomické příčiny, změny v sociálním a politickém prostředí, vědeckotechnickému rozvoji apod.), za hlavní smysl systému řízení sociálně-ekonomických systémů považováno upevňování jejich vnitřní stability. Tato stabilita je předpokladem pro vytváření jejich natolik pružného chování, aby se mohly rychle a účinně adaptovat na vnější změny. Pokud se určitá firma nebo instituce není schopna přizpůsobovat změněným podmínkám existence, dochází k vytváření prohlubujících se stavů nerovnováhy, které už systém řízení není schopen vyrovnávat svým informačním působením (vracet chování tohoto sociálně-ekonomického systému o rovnovážného stavu) a dochází k ohrožení existence této firmy. Zpětná vazba v sociálně-ekonomických systémech je obvykle uváděna v činnost porovnáním informací řídících a ostatních s problémem souvisejících informací. Na základě tohoto srovnání je pak možno přijímat různá opatření a korigovat řídící informace pro další období. Nové firmy a instituce jsou proto založeny spíše na informacích, na rozdíl od tradičních firem, založených na příkazech a kontrole. Řízení má povinnost zabezpečovat objektivitu informačního obsahu dat jako významově rozhodujícího informačního zdroje lidí. Musí snižovat rizika rozhodovacích povinností lidí, a tím také pravděpodobnost nerovnovážných stavů jejich chování. Bez informací nemůže proběhnout žádná řídící aktivita, což znamená, že informační proces podmiňuje existenci řízení. Jedním ze závažných problémů je, jak samotní řídící pracovníci chápou, náplň a poslání jejich činností a péče o informační zdroje, které jim mají umožnit jejich správné chování. Získávání informací má obrovský význam pro zajištění pružného systému řízení. Je třeba včas poznat, jaké informace a v jaké míře je třeba shromažďovat, správně a efektivně je zpracovávat, distribuovat a využívat. To umožní jen efektivní informační systém. Funkce informačního systému a systému řízení se prolínají a vzájemně prostupují. To, co je pro ně společné, je zabezpečování rovnovážného chování firem a institucí. Informační systémy můžeme klasifikovat podle různých hledisek. Vycházíme-li z toho, že se funkce informačního systému a systému řízení prolínají, je rozhodujícím kritériem vztah informačního systému k systému řízení. Je známo, že s vyšší úrovní řízení roste neurčitost v požadavcích na informační systém a současně se zmenšuje objem přijímaných informací v důsledku jejich selekce a agregace. Zároveň roste potřeba externích informací z podstatného okolí firmy. Vzhledem k úrovním řízení lze i informační systém firmy členit na určité části, z nichž každá plní svou funkci. Pro každou z těchto úrovní řízení pak existují softwarové aplikace plnící požadované funkce dané úrovně. Tyto softwarové aplikace jsou samostatné typy informačních systémů pro podporu řízení. Mohou pracovat samostatně, avšak efektivními se stávají v okamžiku svého propojení, kdy umožňují postupné zpracování, předávání a úplné využití informace na všech úrovních řízení. Systémy na podporuStrategické řízení vrcholového řízení Systémy pro podporuTaktické řízení rozhodování Transakční systémyOperativní řízení Selekce a agregace informacíRůst neurčitosti
Manažerské informační systémy MIS jsou zaměřeny především na podporu rozhodování (DSS systémy) ve všech oblastech řízení společnosti (finance, obchod, marketing, personalistika...) a k podávání informací nejvyššímu vedení (EIS systémy). Manažerské informační systémy mají za cíl zajistit uživatelům na úrovni výkonného a vrcholového řízení přístup k potřebným informacím, v potřebném tvaru a v potřebném čase, umožnit jim jejich analýzu a tím pozitivně ovlivňovat jejich rozhodování a tedy i budoucnost firmy. Pro podporu činností středního a vrcholového managementu středních a velkých společností je zcela nezbytné vytvořit komplexní a integrovaný MIS. Z koncepčního hlediska je nejvýhodnější aby takovýto MIS tvořil homogenní vrstvu nad obvykle heterogenním prostředím základních (provozních) informačních systémů. Transakční systémy (TPS) Jsou následovníky klasických dávkových systémů pro mechanizaci agendových úloh jako jsou mzdy, fakturace, inventarizace apod. Ukázkou využití on-line transakčního systému současné doby je např. zpracování transakce objednávky zboží, prováděné pracovníkem obchodního oddělení. Tyto systémy slouží pro operativní úroveň řízení. Informační systémy pro řízení (MIS) Vycházejí z účetních a ekonomických systémů a uživatelé si v nich vyhledávají ty informace, které je zajímají. MIS bývají v současné době dostupné pomocí elektronické pošty na terminálech. MIS se užívají zejména pro taktickou úroveň řízení a pro jejich potřeby se často vytvářejí periodické výstupy z transakčních systémů, provádějí se sumarizace, modelové agregace a výběry informací (reporty). Systémy pro podporu rozhodování (DSS)
Mají schopnost provádět rozmanité analýzy dat bez potřeby složitého ovládání. Jedná se o počítačovou podporu metod rozhodovací analýzy a operační systémové analýzy. Shodným rysem DSS je, že jsou orientovány na metodu. Poskytují managementu komfort v tom smyslu, že mu umožňují rychle provádět příslušné výpočty a manipulace se vstupními údaji. Na druhé straně předpokládají, že uživatel rozumí podstatě metody, ví kdy a proč ji má použít a jaká vstupní data musí zajistit, aby ji mohl aplikovat na svůj problém. Poskytují i možnosti grafického zobrazení výsledků, jejich prezentaci a dokumentaci formou, která má pro řídící pracovníky mnohem vyšší vypovídací schopnost. Mají rovněž prostředky pro analýzu důsledků různě se měnících podmínek. Systémy pro podporu vrcholového řízení (EIS), které zabezpečují vrchol řídící pyramidy. Slouží především vrcholovému vedení organizace, které se zajímá více o informace z okolí organizace (technické inovace, trh, banka, politická situace, konkurence apod.). EIS jsou navrhovány tak, aby jednak umožňovaly přístup k externím datům, jednak byly napojeny na informační systém firmy. Ze základních dat operativního charakteru vytvářejí přísně strukturovaná a vysoce agregovaná data s vysokou vypovídací hodnotou. Jejich další typickou vlastností je multidimenzionalita, která umožňuje rychle a jednoduše vytvářet nové pohledy na data, jejich řazení do nových souvislostí, vyhledávání zákonitostí (trendových charakteristik), indikaci odchylek klíčových ukazatelů od plánovaných hodnot, práci s historií a anticipaci budoucího vývoje. Tyto systémy jsou charakteristické jednoduchým ovládáním (často intuitivním) a obsahují účinné prostředky pro přehlednou prezentaci dat (grafy, tabulky). EIS mají k dispozici řadu funkcí, které jsou orientovány na řešení problémů vrcholového strategického řízení:
Tyto produkty jsou rovněž rozšiřovány o prostředky využívající modelování a simulace k podpoře rozhodování (MMS), které však musí mít v sobě implementován model té části reálného světa, které se dotaz týká. Problémem při praktické aplikaci je obecnost modelu, shoda vytvořeného modelu se skutečným chováním firmy a okolí. Pro podporu rozhodování na úrovní vrcholového řízení lze v současné době využít rovněž expertních systému (ESS), které imitují konzultaci s expertem před přijetím rozhodnutí tak, aby manažer mohl rady využít před přijetím konečného rozhodnutí. Obsahují v sobě bázi znalostí, kterou naplnili experti svými vědomostmi, a příslušný inferenční mechanizmus. Problémem praktického využití expertních systémů bývá však obvykle jejich naplnění, tj. shromáždění potřebných znalostí od dostatečného počtu kvalifikovaných odborníků. Dalším prostředkem umožňujícím zvyšovat kvalitu rozhodování vrcholového vedení organizací je užití umělé inteligence. Je vybudována na principech neuronových sítí a dodává softwarovým produktům rysy určitého inteligentního chování vůči manažerům. Jejich výraznou vlastností je schopnost učit se z realizovaných akcí a situací. Bez snižování významu využívání jednotlivých separovaných částí informačních systémů pro podporu řízení je potřebné zdůraznit, že kvalitní informační systém firmy či instituce by měly zahrnout všechny tři úrovně řízení jako integrovaný, celistvý systém, neboť teprve pak může být opravdu účinný. Vývoj EIS a MIS směřoval k podpoře s méně strukturovaných rozhodování, k efektivnějšímu uplatnění informací v řídících a plánovacích procesech.. Zatímco MIS jsou dnes pojaty ve smyslu automatizace základních procesů v podniku s cílem redukce nákladů, DSS a EIS vybavují uživatele analytickými nástroji schopnými asistence při procesu rozhodování, pak strategické informační systémy kladou důraz na podporu konkurenceschopné strategie, spojují záměry informačního systému přímo s podnikáním. Organizační příprava zavádění a inovací IS/IT Prvotní podmínkou efektivního zavedení informačního systému a informačních technologií ve firmě je důkladná organizační příprava tohoto procesu. Proto je jí věnován první postup, který by měl management firmy vykonat po rozhodnutí o inovaci svého informačního systému. Etapy
Specifikace povinností informačního manažera na operativní úrovni řízení Na úrovni operativního řízení informační manažer spolupracuje se správcem systému, který je na této úrovni výkonným řídícím prvkem řízení informačního systému a informačních technologií Spolupracují na:
„Problém údržby“je stále aktuálním problémem informačních systémů, neboť se všeobecně soudí, že pohlcuje 30 – 80 % rozpočtu na informační technologie a softwarové produkty. Hlavní část prostředků je investována do rozšiřování stávajících informačních systémů a jejich úprav. Stejně významnou je správa technologické základny informačního systému a tvorba finančních rezerv pro její inovaci. Úkolem informačního manažera je rovněž zajistit soulad mezi výběrem vhodné technologie pro údržbu a menší úpravy informačního systému a informační strategií firmy. Dále je informační manažer na operativní úrovni řízení zodpovědný za výchovu zaměstnanců firmy v práci s informačním systémem a informačními technologiemi, za inovaci jednoduchých návodů připravovaných na míru pro určité skupiny řídících pracovníků i ostatních zaměstnanců firmy či instituce tak, aby zvládali práci s informačním systémem, sledovat a ověřovat kvalitu informačního systému, atd. Specifikace povinností informačního manažera na taktické úrovni řízení Na úrovni taktického řízení je výkonným řídícím prvkem řízení informačního systému vedoucí útvaru informatiky s nímž může spolupracovat informační manažer a to v těchto oblastech:
V rámci metodického vedení tvorby informačního systému zodpovídá informační manažer za stanovení střednědobých cílů vývoje stávajících IS v daném prostředí, v souladu se stanovenou informační strategií firmy. U velkých systémů jde totiž téměř vždy o trvalý souběžný vývoj současného a budoucího informačního systému. Neexistuje zde ideální stav „údržby starého“ a „přípravy nového“ IS. Vrcholové vedení firmy nepovažuje většinou za nutné informovat o svých záměrech v oblasti informačních systémů a informačních technologií řadové zaměstnance, z čehož vyplývají potíže při jejich zavádění pramenící ze vzájemného nepochopení. Problémem zůstává také komunikace mezi řídícími pracovníky firmy a technologicky zaměřenými informatiky. Bez jejich vzájemné spolupráce však nelze důsledně prosazovat informační strategii firmy. Proto je další významnou úlohou informačního manažera vytvářet komunikační článek mez vrcholovým vedením firmy, informatiky, legislativci a ostatními zaměstnanci. Informační manažer je na úrovni taktického řízení zodpovědný také za ochranu informačního systému firmy vůči narušení dat a úniku informací a měl by dbát o zajištění psychologické výchovy obsluhy informačního systému. Specifikace povinností informačního manažera na strategické úrovni řízení Na strategické úrovni řízení je činnost informačního manažera bezesporu nejdůležitější. Zde je informační manažer řídícím prvkem řízení informačního systému. Nese zodpovědnost za informační strategii firmy, specifikuje ji v souladu s celkovou strategií firmy a zajišťuje její postupné naplňování. Hlavní povinností informačního manažera je:
V souvislosti s dohledem nad praktickou realizací zvolení informační strategie je jednou z povinností informačního manažera výběr alternativy tvorby informačního systému a výběr generálního dodavatele informačního systému a informačních technologií, hraje také rozhodující roli při nákupu IS/IT. Vychází při tom ze skutečnosti, že dodávka informačního systému a informačních technologií je především dodávkou znalostí a nových metod práce. Výběr dodavatele informačního systému a informačních technologií je klíčovým problémem, protože dodavatel se stává dlouhodobým partnerem firmy a výsledky jeho práce mohou významně ovlivnit, ať již pozitivně či negativně, ekonomické výsledky firmy v daném období. Informační manažer provádí také ekonomické hodnocení inovací IS/IT i ostatních informačních aktivit a zabezpečuje informační systém po stránce finanční. Informační manažer by měl mít komplexní manažerskou kvalifikaci se zvýšenou pozorností věnovanou počítačovým disciplínám a zaměřením na systémový pohled na firmu. Jeho úkolem je v souladu s globální strategií firmy zabezpečovat rozvoj informačního systému a informačních technologií po stránce organizační a finanční a zpřístupňovat informační procesy v řízení firmy koncovým uživatelům informačního systému. Měl by být členem vrcholového vedení firmy a mít patřičné rozhodovací pravomoci vzhledem k investicím do IS/IT a svým povinnostem. Príprava informacní strategie Nákup IS/IT a výber dodavatele Rozpocet na IS/IT a na zácvik zamestnancu Operativa Strategie Taktika Legislativa, predpisy a normy
Metodické rízení realizace IS
Ochrana dat v IS Údržba IS/IT
Správa a inovace technologické základny
Podpora zamestnancu pri práci s pocítaci Informační manažer je zodpovědným reprezentantem informační strategie firmy a podílí se významně na dalších etapách postupu „Organizační příprava zavádění a inovací IS “. Informační management Rozvoj informačních technologií je řízen informačním managementem. ten je tvořen třemi složkami, které působí ve vzájemné interakci: plánování, organizování a operativní řízení. Úlohou plánování je určení priorit rozvoje informačního systému podniku, výhledu zabezpečení technického vybavení, stanovení vazby informační technologie na současný i budoucí podnikatelský záměr, specifikace strategických příležitostí nabízených novými informačními technologiemi, prognóza vývoje zdrojů firmy. V rámci organizování jsou řešeny změny organizační struktury ve vazbě na aplikaci informační technologie, zajištění a příprava personálu, dopady nové technologie na pracovní funkce Operativní řízení se pak zabývá sledováním průběhu jednotlivých projektů, čerpáním finančních prostředků, vyhodnocování dosažených výsledků. Závěr Význam manažerských IS pro jednotlivé firmy roste. Obecně se má za to, že účinný informační systém může pomoci od mnoha potíží, se kterými se musí vedení firem potýkat. Problémem ale zůstává, jak jej efektivně budovat a provozovat, zejména v současné době, kdy zpracování informací začalo být nástrojem konkurenčního boje mezi firmami a možností získat určitou konkurenční výhodu. Navíc je každá firma jiná a jiná bude i její cesta k úspěšné realizaci a využívání IS. Přesto lze doporučit určitý přístup k zavádění a inovacím informačních systémů a informačních technologií a upozornit vedení firem na činnosti, jejichž realizace podpoří dobrou kvalitu budoucího informačního systému, a které nelze při zavádění a inovacích MIS zanedbávat.
Internet – www.oracle.cz Milena Tvrdíková – Zavádění a inovace informačních systémů ve firmách, Grada 2000 Jindřich Kaluža – Tvorba datového modelu v prostředí strategických IS, Grafie 1996
Obsah: STR. Úvod1 Manažerské informační systémy3 TPS5 MIS5 DSS5 EIS6 Organizační příprava zavádění a inovací IS/IT7 Specifikace povinností IM na operativní úrovni řízení8 Specifikace povinností IM na taktické úrovni řízení9 Specifikace povinností IM na strategické úrovni řízení10 Informační management12 Závěr13 Seznam použité literatury15 |
