OBCHODNí KORESPONDENCE
Pravidla pro psaní
na stroji nebo na počítači
1- Značky měrných jednotek se píší bez tečky a umísťují se za
číselnou hodnotou vždy s mezerou, protože zastupují slovo.
Př. 8.6 mm 8,78 kg 0,05 l.
2. V chemických vzorcích se píší značky prvků vedle sebe bez
mezer. Tato zásada platí i u slitin.
h1SO4 NaNi AlCuMg ne!
3. Značky měn (Kč) se píší v textu i v sestavách obvykle před
peněžní částkou. Nesmějí se oddělovat od příslušného čísla, je
nutno je psát na stejný řádek jako částku. U částek v celých
měnových hodnotách se obvykle za desetinnou čárkou dělají dvě
spojovací čárky (vodorovné).
Kč 99,80 DM 8,98 Kč 76,-- DM 8,--
V souvislém textu při psaní celých částek je možno spojovací
čárky vynechat.
Př. úprava pozemku bude stát asi 30 000 korun.
46425lys38fyx7g
4. Značka pro paragraf se užívá jen v souvislosti s dalším
číslem. Jinak se vypisuje strojem slovem paragraf.
Př. s 23, s 276 a 300, podle s 18 Obchodního zákoníku, výše
citované paragrafy zákoníku práce.
Před značkou i po mezera.
5. Značka (&) se užívá při psaní složených firemních názvů
(většinou v cizích jazycích,.) Před ní i za ní se vždy dělá
mezera, protože zastupuje slovo.
Př. Klemens Klemens
Werner, Brown Co.
6. Početní značky+ - nebo x děleno , rovnítko zastupují slova,
a proto se píší s mezerami před i za nimi.
Př. 5 + 7 = 12 5 . 6 = 30 5 x 6 = 30
Mezera se nedělá tam, kde se spojuje číslice s písmeny v jedno
slovo nebo v jednu značku.
Př. 25krát, 50násobek,(bez mezery) odd. IIIb, Albertova 13a
+1, -3 (jakost čísel)- dohromady.
yy425l6438fyyx
7. Desetinná čísla se oddělují od celku des. čárkou. Před ní
ani za ní se nevynechává mezera. Mohla-li by u čísel psaných za
sebou vzniknout pochybnost, jde-li o obyčejnou čárku (mezi
jednotl. čísly) či o čárku desetinnou, doporučuje se oddělovat
jednotl. čísla středníkem.
Př. 125,00 nebo 125,--
čárka, pokud se jedná o desetinné třídění
0.65 nebo -,65
12,45; 354,87;
8. čísla, která mají více než tři místa vlevo či vpravo od
deset. čárky, se doporučuje členit jedním prázdným úhozem do
skupin po třech.
Př. 7 654,--; 6,879 7 m; Kč 10 000,--
Výjimkou je psaní letopočtu, kde se mezera nedělá.
9. V sestavách čísel pod sebou nutno dbát, aby jednotky byly pod
jednotkami, desítky pod desítkami atd. Při sečítání čísel
v sestavách se podtrhává každý sloupec pod posledním
řádkem jednoduchou podtrhávací čárou, součty rovnítkem. Početní
značky + a - před částkami nebo čísly se podtrhávají spolu
s čísly.
Kč 234,50 256,10 kg
Kč 1 300,-- 1 700,-- kg
Kč 23 987,40 354,50 kg
------------- -------------
Kč 25 521,90 2 310,60 kg
----========= -============
10. V číslech, která nejsou členěna podle desetinné soustavy, se
píše místo čárky tečka.
10.30 h; 0.00 h; 1.10 h
11. Některá čísla se člení jinými způsoby, protože je to pro ně
výhodnější, např. telef. čísla.
Př. 22 23 98 ; 87 67 56 ; 210 89
12. Římská číslice se v sestavách píší pod sebe tak, aby jejich
konec (tečka za nimi) vždy byl pod sebou. yarovnán pravý okraj
I. IV.
II. VIII.
III. XXIV.
13. Zlomky se v běžném textu píší s pomocí šikmé lomící čárky,
Ve smíšeném čísle, tj. v čísle složeném z celého čísla
a zlomku, se musí zlomek oddělit od celého čísla mezerou.
1/2; 2/3; 2 3/4; 23 1/2
Vodorovná čára je vhodná jen pro zlomky složitější.
Př. 20 . 6
------
78
EXPONENTY, INDEXY A TOLERANCE
14. Exponenty (mocnitele) se píší bez mezery. Podobně se píší i indexy.
56, (a + b)2X, a3, cn
Tolerance se píší takto: 50 + 5 0C.
15. Procenta a promile.
píší se značkou, která je na klávesnici. V případě, že
zastupuje slovo, odděluje se od předcházejícího čísla mezerou.
Př. 3 % , 4 1/2 % ale přídavné jméno:12% úrok, 4% srážka.
Promile se píší takto: 0,5 o/oo alkoholu.Zachází se stejně jako s
procenty
STUPNě, MINUTY A SEKUNDY
16. Značka pro stupně se považuje za slovo, proto se mezi ní
a číslem vynechává mezera. 3 1/2 st.
Př. úhel 90 o, pootočení o 180 o
ale 12o pivo (dvanáctistupňové pivo)
17. Při vyznačování teplotních stupňů se ke značce pro stupně
připojuje ještě velké písmeno, které označuje druh stupně. Toto
písmeno se připojuje ke stupni bez mezery.
Př. teplota -12 oC, +7 oF.
18. Při uvádění zeměpisných souřadnic se značky od čísla
oddělují mezerou protože zastupují slova.
Př. 50o 30´ 04,,
PSANí DAT
19. Při psaní dat přihlížíme k těmto okolnostem: podle místa,
kterého máme k dispozici.
Př. 5. ledna 1994, 5. 1. 1994 5.1.1994
27. července 1994 27. 7. 1994 27.7.1994 (může jen 94)
Podle vžitého způsobu psaní, který může být dvojí.
Př. vzestupný zp. 12. 3. 1994, 12.03.1994, 12 03 1994 12-03-94
sestupný zp. 94.03.12, 94 03 12 94-03-13
Psaní dat v sestavách: 5. 1. 1994 05.01.1994
24.12. 1994 15.12.1994
28. 4. 1994 28.04.1994
20. U dopisů, které by se v budoucnosti mohly stát důkazním
prostředkem, vypisujeme měsíc vždy slovem. V dopise se za datem
tečka nedělá.
Jsou-li na řádku čísla, v nichž je deset. čárka, k jejich
oddělení používáme středník.
INTERPUNKčNí ZNAMéNKA
21. Uvozovky se píší bez mezer k tomu, co je uvnitř
Apostrof se píše pomocí čárky, není-li na klávesnici stroje.
Závorky přiléhají ke slovům, která se dávají do závorek.
Doporučuje se používat závorek kulatých.V závorce je celá věta
včetně interpunkčních znamének (uvozovek, tečky).
, . ? ! ; : se píší bez mezery k předcházejícímu slovu, mezera se
dělá za nimi
SPOJOVNíK A POMLčKA
Spojovník se píše bez mezer, pomlčka s mezerami.
česko-anglický slovník, Frýdek-Místek
dopis - i když je krátký, je vizitkou odesílatele. - mezery
První pomlčka se nepíše na konci řádku předcházejícího, ani
druhá pomlčka na začátek řádku následujícího.
23. Pomlčka také zastupuje slovo "až" nebo "až do". Také v tomto
případě se před ní i za ní dělá mezera.
12.5. - 20.5.1994
STEJNíTKA
24. Opakování téhož slova na dalším řádku lze naznačit horními
uvozovkami, které se píší pod prvním písmenem příslušného
slova. Je-li slovo složeno ze dvou částí, píší se uvozovky pod
oběma částmi.
Kč 126,-- 10 vagónů jedlých brambor
" 276,-- 25 " krmných "
" 454,-- 6 " " "
U opakovaných čísel se stejnítka nepoužívají, je třeba je napsat znovu.
PROKLáDáNí ZNAKU
25. Prokládání znamená, že se mezi jednotl. znaky slova
vynechává jedna mezera. Písmeno "ch" se považuje za dva znaky.
Následuje-lil za prokládaným slovem interpunkční znaménko,
prokládá se také. Prokládané slovo se odděluje od předcházejícího
i následujícího textu třemi mezerami.
Př,. Město H r a d e c K r á l o v é
Přijeďte do C h o t ě b o ř e v pátek.
26.čísla se nikdy neprokládají. Také názvy městských čtvrtí
(např. v adresách se neprokládají
Př. P r a h a 10 - Strašnice
PODTRHáVáNí
27. Podtrháváme zpravidla souvislou (podtrhávací) čárou. Pokud se
podtrhává několik slov, výrazů nebo celá věta, podtrhávají se
nepřetržitě i s interpunkčními znaménky na konci textu.
Př. K námitkám se nepřihlíží.
Dopisní papíry
normalizovaná úprava písemností čsn 88 6101
Formáty řady A
A4 - dopisní list 210*297 mm
2/3A4 -užívá se pro kratší zprávy do desesti řádků textu
1/3A4 -tzv. adreska
A5 - dopisní půllist
A6 - dopisnice
Poštovní obálky
obyčejné - adresy psané rukou nebo strojem
okénkové
letecké
doručenkové - s velkkkou lichoběžníkovou klopou
Základní formáty obálek
formát C4 (229 x 324 mm) - na list A4 nepřeložený
formát C5 (162 x 229 mm) - na půllist A5 nebo na list A4 jednou přeložený
formát C6 (114 x 162 mm) - na půllist A5 přeložený nebo
na list A4 složený na výšku i šířku
formát DL (110 x 220 mm) - na listy A4 a 2/3 A4 složené na šířku
Pro dopravu objemnějších zásilek se používají tzv.. poštovní
tašky, jejichž potisk je obdobný jako u obálek.
Normalizovaná úprava adresy
Adresa se v dopise i na obálce píše stejným způsobem. Používá
se řádkování č. 1, všechny řádky začínají od jednotné svislice,
všechny údaje se uvádějí v 1. pádě, na konci řádků se nedělají
interpunkční znaménka. Adresa se považuje za větu, proto se její
první slovo píše se začátečním velkým písmenem.
Adresa obsahuje:
1. název příjemce
2. místní údaje
3. PSČ a název dodávací pošty.
1.Název příjemce
a) V dopisech organizacím se uvádí jejich název a právní forma,
popř. další upřesňující údaje.- celý přesný název
Cihelna a panelárna, a. s.
Restaurant NAPOLEON
Mega, s. r. o.
Vodohospodářské stavby, a. s.
Ing. Josef Buček
Městský úřad Opava
odbor školství
b) V dopisech osobám se uvádí oslovení, titul, jméno a příjmení
(krátké se může proložit), popř. také funkce příjemce. V případě
nedostatku místa je možno oslovení vynechat
Vážený pan
Ing. Josef Buček
Ing. Jan K r á l
výrobní ředitel
Vážený pan
RNDr. Jan Liskop
ředitel gymnázia
Při přijímání zásilky platí zásada, že patří tomu, kdo je
v adrese uveden na prvním místě.
U takto napsané adresy:
Ing. Jiří Novotný
Stavomont, a. s. jde o dopis soukromý.
Stavomont, a. s
Ing. Jiří Novotný - se jedná o dopis určený organizaci,který se
otevírá v podatelně a může jej vyřídit i jiná osoba.
2. Místní údaje zahrnují název ulice, náměstí apod. a orientační
číslo domu. V zásilkách do obcí, které nemají vlastní dodávací
poštu, se jako místní údaj uvedou název obce a popisné= číslo
domu.
Místní údaje se nepíší:
-má-li příjemce na poště uzamykatelnou přihrádku (uvede se její
číslo)
- nejsou-li v obci zavedeny ulice s čísly domů (číslo domu se pak
přesune za název dodávací pošty)
- u zásilek do velkých podniků v menších městech.
3. PSČ a název dodávací pošty
V PSČ se dělá po třetí číslici mezera jedné rozteče. Číslo
a název pošty se odděluje dvojitou mezerou. Název dodávací pošty
se neprokládá ani nepodtrhává. Př. 334 87 pošta. Případné údaje
o způsobu vypravení nebo doručení dopisu, např. Otevřená listovní
zásilka, Doporučeně, Spěšně atd.,m se píší bez prokládání
a nepodtrhávají se. Umísťují se takto:
V dopise - nad rámeček adresního pole ve svislici adresy
na obálce - do levé horní části pod adresu odesílatele.
785 25 KArviná ( 1 mezera, 2)
Jsou-li údaje o způsobu vypravení dopisu dva, píší se na jednom
řádku a oddělí se třemi mezerami. Na obálce se zprav. používá
otisk razítka. ( spěšně, doporučeně, kurýrem)
TITULY
ing. nebo inž.
mgr.
bc.
dr. - doktor (akademicko-vědecký titul)
- tyto tituly píšeme s malým počát. písmenem a tečkou na konci.
Velkým, písmenem píšeme tyto tituly:
JUDr. - doktor práv
MUDr. - doktor medicíny
MVDr. - doktor veterinárního lékařství
PaedDr. - doktor pedagogiky
PhDr. - doktor filozofie
RNDr. - doktor přírodních věd
RSDr. - doktor sociálně politických věd
RTDr. - doktor technických věd
ThDr. - doktor teologie
PharmDr. - doktor farmacie
PhMr. - magistr farmacie
Dr. h. c. - čestný doktor - s mezerami
Za akademickými hodnostmi píšeme vždy tečku. Zkratku dr. je možno
použít jako náhradu za kterýkoli z těchto titulů.
Zkratky vědeckých hodností CSc. - kandidát věd
DrSc. - doktor věd
se píší s velkými počát. písmeny, bez mezer a na konci s tečkou.
Připojují se vždy za jméno, od něhož se oddělují čárkou.
Pro pořadí titulů platí zvyklost, že nejblíže jména a příjmení je
titul, který příslušná osoba získala nejdříve.
prof. dr. ing. Jaroslav Novák
doc. RNDr. Jan Dub, CSc.
prof. JUDr. Jan N o v ý , DrSc. ( tituly se neprokládají)
Vojenské hodnosti: vždy malé písmeno s tečkou
píší se vždy před jménem osoby. Má-li voják také akademický
titul, píše se nejdříve vojenská hodnost a potom akademický
titul. Nejdříve ten titul, který získal dříve.
Př. pplk. Ing. Karel N e č a s
mjr. Dr. Pavel Počář, CSc.
kpt.
Zkratky stupňů vysokoškolských učitelů se píší s malým počátečním
písmenem a ukončují se tečkou.
prof. - profesor
doc. - docent
odb. as. - odborný asistent- mezera
as. - asistent
ADRESY:
Computer engineering Vážený pan
Vyšehradská 53 prof. JUDr. Jan Nový, DrSc.
120 00 Praha 1 rektor VSEP
Arne Nováka 4
640 00 Brno
Stavomont, a.s Ing. Petr K o č í
odštěpný závod Mega, s.r.o.
Nákladní 768 Palackého 35
461 87 Teplice 563 08 Trutnov
Uhelné sklady, a.s. Pan
Ing. Jiří Č á p plk. Jindřich Kobza
Smetanovy Sady 67 bratří Mrštíků 56
310 00 Plzeň 750 00 Přerov
Doporučeně Doporučeně Spěšně (3 mezery,
podtržené, 2 řádky vynechat)
MUDr. Emil Nový Vážená paní
ředitel Renata Ardaševová
nemocnice s poliklinikou Vídeňská 109
Jiráskova 23 690 00 Brno - Horní Heršpice
364 94 Plzeň
Vážený pan BELLUS
Ing. Zdeněk Lichnovský cestovní kancelář
751 05 Kokory 335 Wilsonova 2a
751 51 Přerov
Univerzita Palackého Ing. Josef Blok
fakulta tělesné výchovy vedoucí odd. marketingu
Wellnerova 5 SETUZA, a.s.
720 00 Olomouc Příčná 7
775 97 Havířov
Bc. Stanislav Szkandera Městský úřad Přerov
Mosty u Jablunkova 498 odbor školství
739 98 Mosty u Jablunkova pan Brzý
Komenského 45
750 00 Přerov
Vážená paní
Jarmila Neužilová
664 07 Pohořice 34
Pan
plk. Jindřich Kobza
ul. bratří Mrštíků
750 00 Přerov
Vážený pan MUDr. Emil Pokorný
prof. JUDr. Jan Novotný, DrCs. ředitel
rektor UJEP nemocnice s poliklinikou
Arne Nováka 4 Jiráskova 23
600 00 Brno 397 97 Písek
Radka Kubíková Paní
AIESEC Karviná Ludmila Králová
OPF SU projektantka
Univerzitní nám. 76 Hoblíková 16/1822
734 01 Karviná 741 01 Nový Jičín
INEQ, v. o. s. Ing. Karel Klodner
ing. Jan Podstavka finanční ředitel
Husův sad 14 ADAST, a.s.
710 00 Ostrava-Hrabová 678 01 Adamov
STRUKTURA OBCHODNíCH DOPISU
Na dopisní listy A4, vlastní zpráva může mít max. 30 (max. 40)
hustě psaných řádek.
Plocha obchodních dopisů je členěna do 5 zákl. pásem:
1. Záhlaví - nechává se předtisknout na dopis. papír, ve
vzdálenosti 35 mm od horního okraje. Obsahuje celý nezkrácený
název odesílatele, jeho adresu včetně PSČ, popř. značku, logo
apod. Jiné údaje do záhlaví nepatří.
2. Adresa příjemce - se umísťuje do pravé poloviny papíru (je-li
na dopisním listu rámeček adresního pole předtištěn, má rozměry
85 x 35 mm.) Adresu píšeme v jedné svislici nastavení zásadně
řádkovačem č. 1.
3. Odvolací údaje a věc - jsou umístěny ve dvou řádcích. Text
těchto údajů se píše předtiskem, nikdy vedle něho, například:
váš dopis značky/ze dne naše značka vyřizuje/linka BRNO
24/22/10/29.10.199. 520/5/11 Seberová/1 2/11/92
věc
Objednávka č. 32
Odvolací údaje "Naše značka" a "Věc" jsou umístěny 25 mm od
levého okraje dopisu. V této svislici se píší první písmena
odvolacího údaje a "Věci" a v této svislici také začínají
normální řádky textu dopisu.
Datum se píše tak, aby první číslice byla umístěna pod prvním
písmenem předtisku místa odeslání a musí končit 10 mm od pravého
okraje papíru.
Heslo "Věc" není ukončeno žádným interpunkčním znaménkem. Pod něj
píšeme stručně vyjádření dopisu, které podtrhneme po celé délce.
(Pokud je věc napsána na 2 nebo 3 řádcích, podtrhneme vždy dolní
- poslední řádek).
4. Text dopisu - začíná ve stejné svislici jako odvolací údaje
a věc, tedy 25 mm od levého okraje papíru a končí 10 mm od
pravého okraje. Píše se zpravidla řádkováním č. 1, jen krátké
zprávy nebo osobní dopisy řádkováním č. 1 1/2.
Dopis píšeme precizně a text dělíme do odstavců. Každý
odstavec znamená určitý myšlenkový celek. Odstavec odrážíme 5
prázdnými úhozy a mezi odstavci řádkujeme dvakrát.
Začíná-li dopis oslovením příjemce (Vážený pane), píšeme toto
oslovení ve svislici 25 mm od levého okraje papíru. Mezi věcí
a oslovením vynecháme 3 volné řádky. Za oslovením děláme
zpravidla čárku a pokračujeme malým písmenem. např.:
věc
Nábor nových pracovníků
.
.
.
Vážený pane řediteli,
.
.
na základě našeho předchozího rozhovoru...
Text dopisu končíme vhodným pozdravem, který píšeme jako poslední odstavec. Pokud však tento pozdrav netvoří samostatnou zdvořilostní formuli, stává se součástí poslední větry.
Součástí dopisu je i podpis, který se umísťuje v pravé polovině papíru, asi 3 řádky pod textem. Nejdříve se otiskne hranaté razítko (kulaté se umísťuje do středu papíru), pak se vynechá místo pro vlastnoruční podpis odpovědného pracovníka a pod něj se napíše strojem jeho titul, nezkrácené jméno a příjmení, popř. další řádku ještě funkce. Jestliže dopis podepisují dva pracovníci, je podpis pracovníka funkčně vyššího vlevo.
Př.
S přátelským pozdravem razítko
tečky ne! .....................
vlastnoruční podpis
ing. Karel Veverka
ředitel podniku
Razítko a podpis se nesmějí překrývat. (Funkce se pod jménem
zpravidla centruje). Kulatá razítka jsou pro státní úřady, na
diplomy, vysvědčení, atd..Normální razítko by mělo být hranaté.
Razítko nemusí být.
Když jsou k dopisu přílohy, uvádějí se vlevo 5 řádků pod textem
některým z těchto způsobů:
a) pokud jsou v textové části přílohy vyjmenovány, pak stačí
uvést např.
3 přílohy- podtrhnuté
b) v případě, že v textu přílohy vyjmenovány nejsou, je třeba je
specifikovat, např. takto:
Přílohy (bez dvojtečky)
Opis smlouvy
Faktura
Protokol
c) odesílá-li se pouze jedna příloha, uvádí se pouze její název:
Katalog
nebo stačí uvést slovo "Příloha" takto:
Příloha
Někdy píšeme dopisy ve více exemplářích, abychom průklep či kopii
zaslali jinému podniku, závodu či úřadu na vědomí. Tato
skutečnost se poznamenává vlevo dole odděleně od příloh, např.:
2 kopie (vždy komu)
Komerční banka
závod Děčín
5. Doplňkové údaje - jsou předtištěny v posledním pruhu širokém
1 cm od dolního okraje papíru a tvoří je např.:
číslo telefonu a faxu
IČO popř. DIČO
bankovní spojení
zkrácená adresa pro telegramy
návštěvní dny ap.
Pro hodnocení kvality vyhotovených písemností jsou důležitá dvě
kritéria, a to stránka obsahová (stylistická) a stránka formální,
která spočívá v respektování platných norem. Záměrem pisatele je,
aby dopis působil na adresáta příznivým dojmem. Proto je nezbytné
dodržovat další pravidla.
Důležité údaje dopisu zvýrazňujeme proložením nebo podtržením,
popř. umístěním na střed řádku odděleného od ostatního textu
dvojím řádkováním, nebo kombinací těchto způsobů. Zvýrazňování
užívat střídmě a uváženě.
Pro zlepšování úpravy je vhodné pokud možno zarovnávat i pravý
okraj dopisu. Značku měny je však nutno psát na týž řádek jako
částku, podobně jako titul a jméno jeho nositele.
Při psaní na druhém a dalších listech se musí zajistit jejich
návaznost na list první. Není vhodné, aby poslední řádek končil
rozděleným slovem a stránka prvním řádkem nového odstavce.
Některé (závažnější) dopisy se píší řádkováním 1 1/2, přitom se
řádkové mezery mezi odstavci příslušně zmenší, aby nedocházelo
k přílišnému roztažení textu.
Zvláštní úpravu mají tzv. osobní dopisy vedoucích pracovníků (ČSN
01 6910).
Podepisování písemností : Originály se podepisují perem vždy
plným jménem, kopie mohou být pouze parafovány. Pokud je
písemnost opatřena dvěma podpisy, podepisuje se osoba funkčně
vyšší na straně levé a funkčně nižší na straně pravé.
SHRNUTí - STRUKTURA OBCHODNíHO DOPISU
1. Začátek Vnější záležitosti Záhlaví dopisního papíru
Adresa příjemce
Odvolací údaje
Věc
2. Podstata Oslovení příjemce Vážený pane řediteli,
Úvodní věta jistě jste byli až dosud s našimi dodávkami spokojeni.
Základ Abychom Vám zajistili plynulé zásobování i v budoucnu, zasíláme Vám v příloze seznam nových výrobků.
Návrh žádosti Prosíme, abyste projednali své požadavky a co nejdříve nám je oznámili.
3. Zakončení Závěrečné shrnutí
Jsme Pozdrav přesvědčeni, že P/odpis Vaši poptávku Přílohy obdržíme obratem.
S pozdravem
Razítko a podpis
2 Přílohy
ZáHLAVí DOPISU
Název organizace, její bližší označení a adresa s PSČ, značka popř. logo
Mega
spol. s r. o.
Palackého 103
541 01 Trutnov
VAS DOPIS ZN/ZE DNE NASE ZNACKA VYRIZUJE/LINKA KLATOVY
24/15/5/17.5.199. 420/3/10 Novák/126 21/5/94
Věc
Nabídka
Velmi nás potěšil Váš zájem o telefaxy značky Canon.
příloze vám zasíláme žádané prospekty, v nichž je uvedena cena všech 3 typů včetně záruční doby. Můžeme Vám je dodat do týdne od obdržení objednávky. Veškeré opravy provádíme do 24 hodin po jejich ohlášení. Ubezpečujeme Vás však, že poruchovost telefaxů značky Canon je minimální.
Telefaxy Vám můžeme pochopitelně kdykoli předvést. Naše
prodejní doba je v pondělí - pátek od 8 do 18 hodin, v sobotu od 8 do 12 hodin. Bylo by ovšem dobré, kdybyste nám předem svůj příjezd ohlásili, abychom se na předvedení mohli dobře připravit.
Těšíme se na Vaši návštěvu a doufáme, že si u nás určitě
vyberete.
Se srdečným pozdravem
......................
3 Přílohy František Konopík
vedoucí odbytu
TELEFON TELEFAX BANKOVNI SPOJENI ICO TELEGRAMY
Písemnosti při uzavírání kupních smluv
1. Poptávka (dotaz)
Je to projev zájmu o koupi výrobku, zboží, provedení různých služeb ap. Jde o volbu budoucího obchodního partnera. Zdrojem inf-cí pro případnou koupi mohou být inzeráty či různá doporučení obchodních partnerů či se obracím na firmu, s kterou mám obchodní styky.
Forma poptávky
-ústní - osobní či telefonické jednání
-písemná - obchodní dopis, fax, dálnopis
Náležitosti:
- představení poptávajícího se - jménem firmy nebo osobně
- přesné určení o jaké zboží máme zájem - druh, kvalita, množství
- požadavek na případné předvedení zboží
- požadavek na inf-ci o cenách, dodacích lhůtách, záruční době, servisu, zaslání prospektů či technické dokumentace o zboží ap.
Záhlaví dopisu
Název organizace, její bližší označení, adresa,...
Proxima
Smetanovy Sady 1
360 01 Cheb
VAS DOPIS ZNACKY/ZE DNE NASE ZNACKA VYRIZUJE/LINKA Karvina
- 24/15/9 Lichnovská 28.9.1994
Věc:
Poptávka
Velmi nás zaujal inzerát v Hospodářských novinách, ve kterém nabízíte 3 druhy telefaxů značky Canon, a to FAX-170, FAX-1770 a FAX-270. Žádáme Vás o sdělení jejich cen, termínu dodání, záruční lhůty a servisních služeb. Jsme plátce daně z přidané hodnoty. Pokud nám budou podmínky prodeje vyhovovat, osobně Vás navštívíme. Proto nám sdělte Vaši prodejní dobu. Uvítáme i zaslání prospektů.
Čekáme na Vaši odpověď a věříme, že se stane počátkem naší dobré spolupráce.
Se srdečným pozdravem
úKOL č. 1. Na základě vhodně vybraného inzerátu napište poptávku po libovolném zboží či službě. Inzerát přiložte na volném listu. Název a bližší inf-ce o poptávající firmě zvolte podle vlastního uvážení.
2. Nabídka
Formy:
- inzerát - musí čtenáře zaujmout, přesvědčit a odpovědět na předpokládané otázky budoucího zákazníka, při širší nabídce může být upraven tak, aby se zájemce nemusel tázat dopisem, ale mohl zaslat zpět část inzerátu
- odpověď na poptávku
- nevyžádaný obchodní dopis
Nabídka jako odpověď na poptávku musí obsahovat odpovědi na všechny dotazy zájemce. Její součástí jsou prospekty, katalogy a ostatní přílohy, o které má potenciální zákazník zájem. Nikdy by neměla být záporná. Správný obchodník by měl vyhovět vždy, pokud žádané zboží nemá, nabídne jiný typ nebo si zboží urychleně obstará, jinak riskuje, že budoucího zákazníka ztratí.
Náležitosti nabídky:
- poděkování za poptávku
- dodávkové možnosti - tzn. druh, jakost a množství zboží
- údaje o cenách
- dodací podmínky - tj. čas a místo plnění, způsob dopravy, úhrada dopravného, způsob balení apod.
- výzva k objednávce
Př.
Mega, s.r.o
Palackého 103
541 03 Trutnov
VAS DOPIS ZNACKY/ZE DNE NASE ZNACKA VYRIZUJE/LINKA KARVINá
24/15/9 28.9.1994 530/4/10 Bellantová 3.10.1994
Věc:
Nabídka
Velmi nás potěšil Váš zájem o telefaxy značky Canon. V příloze Vám zasíláme žádané prospekt, v nichž je uvedena cena všech 3 typů včetně záruční doby. Můžeme Vám je dodat do týdne po obdržení objednávky. Veškeré opravy provádíme do 24 hodin po jejich ohlášení. Ubezpečujeme Vás však, že poruchovost telefaxů značky Canon je minimální.
Můžeme Vám je pochopitelně kdykoli předvést. Naše prodejní doba je v pondělí - pátek od 8 do 18 h, v sobotu od 8 do 12 h. Bylo by ovšem dobré, kdybyste nám předem svůj příjezd ohlásili, abychom se na předvedení mohli dobře připravit.
Těšíme se na Vaši návštěvu a doufáme, že si u nás určitě vyberete.
Se srdečným pozdravem
3 přílohy
Úkol č. 2
Sestavte vhodnou nabídku jako odpověď na poptávku z úkolu č. 1.
Nevyžádaná nabídka formou obchodního dopisu je snahou firmy nabídnout možným odběratelům své výrobky a služby a získat tak budoucí zákazníky. Dopis musí být proto přesvědčivý, logicky uspořádaný a bezvadný i po stránce formální.
Stejně jako v inzerátech, nabízejí prodejci různé služby zdarma (montáž, zaškolení), slevy z ceny (při nákupu většího množství), při sezónním výprodeji), zasílají prospekty a katalogy, někdy i vzorky zboží. Cílem všeho je získat odběratele.
Náležitosti: stejné jako u předcházející, nezapomenout na vhodné zdvořilostní oslovení, které má důležitý psychologický účinek (dopis není neosobní, adresát je pojmenován jako obchodní partner, kterého si pisatel váží).
Úkol č. 3
V odborném tisku vyhledejte vhodný inzerát, který má formu nabídky. Přepracujte ho do podoby individuálního obchodního dopisu a adresujte potenciálnímu zákazníkovi podle vlastního uvážení. Výchozí inzerát přiložte na volném listu.
Dolů umístíme obdélníček jako razítko, místo na podpis, jméno a funkce.
Př.
Věc:
Nabídka bezpečnostních zámků BAS
Vážení obchodní přátelé,
patříte mezi naše významné obchodní partnery, a proto si Vám dovolujeme nabídnout nový bezpečnostní zámek BAS, který je naším novým chráněným patentem. Je nejúčinnější, nejbezpečnější a nejjednodušší ochranou proti běžným typům vloupání.
Zabraňuje
- roztažení zárubní pomocí heveru,
- vypáčení pantů s následným vysazením dveří,
- vyražení dveří,
- vypáčení zámkového mechanismu.
Má velmi jednoduchou montáž a jeho cena je Kč 190,--. Pokud si zakoupíte více než 100 kusů, poskytneme Vám slevu 10%.
V příloze Vám zasíláme prospekty, abyste se mohli přesvědčit o jeho výhodnosti,kterou zajisté ocení Vaši zákazníci. Pokud se rozhodnete pro koupi, zašlete nám urychleně objednávku. Vyřídíme ji k Vaší plné spokojenosti.
Věříme, že naše dobrá spolupráce bude i nadále pokračovat a srdečně Vás zdravíme.
10 příloh
3. Objednávka
Je-li kupující spokojen s nabídkou prodávajícího, zasílá mu objednávku, která je základem pro uzavření kupní smlouvy.
Náležitosti:
- název firmy objednávajícího včetně úplné adresy,
- číslo a datum objednávky,
- přesný popis objednávaného zboží,
- množství a cenu (bez daně či s daní z obratu),
- termín a způsob dodání (drahou, poštou, autem prodávajícího),
- způsob potvrzení objednávky prodávajícím (na kopii objednávky, faxem),
- bankovní spojení, telefon, fax, dálnopis,
- podpis objednávajícího (razítko není dle obch. zákoníku podmínkou).
Písemné objednávky mají tuto formu:
- doporučený obchodní dopis
- formulář zasílaný doporučeně
- součást nabídky prodávajícího - např. inzerátu.
Z hlediska stylistického neobsahuje objednávka žádné zdvořilostní fráze, často se upravuje do podoby formuláře, do kterého lze neměnné a opakující se údaje předtisknout.
Úkol č. 4.
Zpracujte odpověď na nabídku z úkolu č. 3 jako objednávku zaslanou formou doporučeného obchodního dopisu.
Př.
Objednáváme 1 telefax Canon L660 za Kč 44.600,-- (cena je včetně 23% DPH). Podle ústní dohody žádáme o dodání do 1 týdne a o okamžité uvedení do provozu včetně zaškolení obsluhy. Fakturu zaplatíme příkazem k úhradě.
Přijetí objednávky nám laskavě potvrďte na přiložené kopii.
S pozdravem
Objednávka neboli návrh smlouvy, musí být podle s 40 občans. zákoníku skutečně přijata. Mlčení prodávajícího v žádném případě neznamená přijetí návrhu.
Přijetí objednávky může prodávající vyjádřit:
- okamžitým dodáním,
- vrácením potvrzené kopie objednávky,
- potvrzením faxem, dálnopisem, telegramem,
- doporučeným obchodním dopisem - je to zdvořilá forma, kterou pisatel dává najevo, že si váží zájmu svého obchodního partnera.
4. Kupní smlouva
Objednávka a její potvrzení se užívají většinou při jednorázových poměrně jednoduchých obchodech. V praxi však často jde o dlouhodobé dodávky, kde je třeba dohodnout i další podmínky důležité pro zdárně uskutečnění obchodu.
Jde zejm. o dohody týkající se:
- dílčích dodávek během kalendářního roku (týden, měsíc, čtvrtletí),
- úprava ceny,
- zpřesnění místa a způsobu dodání,
- místa určení dílčích dodávek,
- odeslání zprávy o expedici zásilky,
- splatnosti faktur
- případných sankcí při opožděném dodání, vadách zásilky, nezaplacení faktury.
Tyto dohody - kupní smlouvy - lze dle obch. zák. uzavírat i ústně, doporučuje se ale písemná forma.
Úkol č. 1.
MATTES AD, Masarykova 1117, 738 01 Frýdek Místek
ABM Computers, Ltd.
Podolská 74
140 00 Praha 4
Věc: Poptávka
Velmi nás zaujal inzerát v MF dnes ze dne 11. 10. 1994, ve
kterém inzerujete inkoustové tiskárny Olivetti JP 50 a JP 250.
Žádáme vás o sdělení dodací lhůty a servisních služeb. V případě,
že nám budou Vaše podmínky vyhovovat, navštívíme Váš stánek na
výstavě INVEX. Uvítali bychom i zaslání prospektů a bližší
technické dokumentace.
Čekáme na brzkou odpověď a jsme s pozdravem
Úkol č. 2
ABM Computeres, Ltd., Podolská 74, 140 00 Praha 4
MATTES AD
Masarykova 1117
738 01 Frýdek Místek
Věc:
Nabídka
Velmi nás potěšil Váš zájem o inkoustové tiskárny značky Olivetti. V příloze Vám zasíláme žádané prospekty a ceníky. Oba uvedené druhy, tj. JP 50 a JP 250 můžete zakoupit na výstavě INVEX v Brně u našeho stánku B 101 přímo, nebo v případě písemné objednávky dodáváme do 14 dnů. Rádi Vám tyto výrobky kdykoli předvedeme.
Záruční doba je 1 rok, za příplatek 5% poskytujeme dvouletou záruční lhůtu. Během této lhůty jsou všechny závady odstraněny do 24 hodin a to zdarma.
Těšíme se na Vaši návštěvu a doufáme, že si z naší nabídky vyberete.
.......................
Petr NOVáK
vedoucí prodeje
ÚKOL č. 3
QWERT, Benešova 1544, 500 12 Hradec Králové
K + B
Soukenická 25
110 01 Praha 1
Věc:
Nabídka
Vážení obchodní přátelé,
patříte mezi naše dlouhodobé odběratele a proto si Vám dovolujeme si Vám nabídnout náš nový výrobek: mikrovlnnou troubu MICROMAT DUO 210, která má následující parametry:
- dvojitý systém rozdělovače vln,
- otáčivý talíř s možností vypnutí,
- mikrovlnný výkon 750 wattů nastavitelný v 9 stupních,
- třístupňové ohřívání grilu 1000/700/550 W,
- samostatný provoz mikrovlnného ohřevu a grilu,
- paralelní práce grilu v kombinaci s mikrovlnami,
- nastavitelné hodiny na 60 minut a signál po skončení ohřívací doby,
- skleněná ochranná deska GLSP 15, skleněná miska GLFP 15.
V příslušenství dodáváme rošt a kuchařskou knihu zdarma!
Cena je pouhých Kč 9.990,--.Využijete-li této nabídky a objednáte-li do 3 týdnů, poskytneme Vám slevu 10%. V příloze zasíláme prospekt s dodacími podmínkami.
Těšíme se na Vaši objednávku
Se srdečným pozdravem
.............................
Jan Kraus
zástupce pro prodej
Přílohy
Úkol č. 4
K + M, Soukenická 25, 110 01 Praha 1
QWERT
Benešova 1544
500 12 Hradec Králové
Věc:
Objednávka
Objednáváme 2 ks mikrovlnné trouby MICROMAT DUO 210 v ceně 9.990,-- Kč. Podle naší telefonické dohody žádáme o dodání do 14 dnů. Fakturu uhradíme příkazem k úhradě.
Za brzké vyřízení naší objednávky děkujeme a jsme s pozdravem
.....................
Jan Lysý
obchodní vedoucí
Písemnosti při plnění kupních smluv
1) dodatečné dispozice ke kupní smlouvě
Ačkoliv je kupní smlouva někdy velmi podrobná, stává se, že v době uzavírání nelze všechny podmínky předem stanovit. Např. velikost dílčích dodávek. Upřesnění místa dodání, vyjasnění způsobu dopravy atd. V takovém případě obě smluvní strany ve smlouvě uvedou, jakým způsobem a v jakém termínu tyto podmínky upřesní. Děje se tak většinou písemně, tzv. odvolávkou a přepravní dispozicí.
ODVOLáVKA - je písemnost, v níž kupující ve stanoveném termínu sděluje prodávajícímu, konkrétní množství zboží, které chce dodat v daném období. Někdy oznamuje i způsob balení, konečnou úpravu zboží a podobně.
PŘEPRAVNí DISPOZICE - obsahuje písemné sdělení kupujícího, která upřesňuje adresu skladu, kam má být zboží dodáno, způsob dopravy a u přepravy po železnici také železniční stanici a způsob dodání (kusová nebo vozová zásilka).
Často se tyto údaje píší společně v odvolávce a p
